Zum Jahresanfang 2007 hat der Gesetzgeber durch eine Änderung im HGB klargestellt, dass die verpflichtenden Angaben zum Unternehmen nicht nur in Geschäftsbriefen in Papierform, sondern zukünftig auch in Emails angegeben werden müssen. So lautet der genaue Gesetzestext nun: “Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form ..” (vgl. § 37a HGB). Eindeutig als Geschäftsbrief gelten dabei u.a. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Kündigungen.

Bei Missachtung können Abmahnungen oder Zwangsgelder durch das Registergericht die Folge sein. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihren E-Geschäftverkehr mit einer vollständigen Signatur auszustatten. Nicht ausreichend sind in diesem Zusammenhang ein Link auf Ihr Website-Impressum mit den Pflichtangaben zum Unternehmen oder das Anhängen einer elektronischen Visitenkarte (”vCard”), da davon auszugehen ist, dass nicht jeder Empfänger über entsprechende Programme verfügt, um eine solche Email zu lesen.

Folgende Pflichtangaben gelten für Einzelkaufleute (nach § 37a HGB), GmbH, OHG, KG, AG, Partnergesellschaften und Genossenschaften.

• Der vollständige Firmenname wie im Register eingetragen inklusive Rechtsform
• Unternehmenssitz, Registernummer und -gericht
• Bei GmbH: Geschäftsführer mit Vor- und Zuname
• Die Umsatzsteuer-ID (oder ersatzweise Steuernummer) ist keine generelle Pflichtangabe, Sie müssen sie jedoch auf Rechnungen angeben
• Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer, Fax usw. sind ebenfalls keine Pflichtangabe, aber für den Empfänger natürlich sehr hilfreich

Wir empfehlen aber auch Einzelunternehmern und GbR die Nutzung einer ordnungsgemäßen Signatur.

Dies sollten Sie tun:

Die Änderung des Wortlauts durch den Gesetzgeber ist ein guter Anlass, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter in ihren Emails Signaturen verwenden und diese vollständig sind. Das ist nicht nur rechtlich erforderlich. Die Signatur mit vollständigen Kontaktdaten erleichtert dem Geschäftspartner auch die Kontaktaufnahme und professionell sieht das ganze auch noch aus.

Und wenn Sie schon dabei sind, nutzen Sie in ein paar wenigen Zeilen doch Ihre Email auch als Werbeplattform, indem Sie auf neue Produkte oder Angebote hinweisen - am besten mit einem Link zur Firmen- oder Produkt-Homepage.

Vergessen Sie außerdem nicht Ihre Emails in erforderlichem Maße zu archivieren. Denn auch hier gilt: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren sind zu beachten.

Weiterführende Links:

Lesen Sie vollständigen Gesetzestext hier:
http://bundesrecht.juris.de/hgb/__37a.html

Informationen zur Aufbewahrungspflicht von Emails finden Sie hier:
http://www.computerwoche.de/it_strategien/it_management/568793/

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